Motywuj pracowników bez podatkowych ograniczeń

Dzień Kobiet, święta wielkanocne, jubileusze – każda z tych okazji to dobry moment na docenienie pracowników i opracowanie programu motywacyjnego dla pracowników. Korzystnym podatkowo rozwiązaniem, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, są karty przedpłacone. Obdarowany wykorzysta taką kartę w ulubiony przez siebie sposób i przy okazji nie zapłaci podatku dochodowego, natomiast pracodawca nie rozliczy jej jako płatnik PIT.

Jeśli firma kupuje karty przedpłacone dla zatrudnionych osób, uwzględni ten wydatek w kosztach uzyskania przychodów. Zasada ta dotyczy osób zatrudnionych zarówno na umowę o pracę, jak i umowę zlecenia czy o dzieło. Z przepisów podatkowych – ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm. – dalej PIT) i ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm. – dalej CIT) – wynika, że do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wszystkie wydatki, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów. Zasady te mają także zastosowanie do wydatków ponoszonych przez pracodawców na karty dla pracowników,
np. na karty podarunkowe. Szczegółowe rozliczenie zakupu takich kart będzie uzależnione od źródła
ich finansowania.

Fundusz socjalny
Gdy pracodawca pokryje zakup kart dla pracowników ze środków funduszu socjalnego, będzie musiał pamiętać, że ich wartość przydzielona każdej zatrudnionej w firmie osobie musi zostać ustalona na podstawie kryterium socjalnego, np. sytuacji finansowej w rodzinie. Nie można wszystkim pracownikom podarować kart o jednakowej wartości, np. 100 zł. Gdyby tak się stało, fiskus w przypadku kontroli zakwestionuje taki wydatek i każe go opodatkować jako przychód ze stosunku pracy, nawet jeśli będzie się on mieścił w ustawowym limicie 380 zł. Jeśli warunki przyznawania świadczeń finansowanych z funduszu zostaną prawidłowo wypełnione – m.in. przy przekazywaniu świadczeń będzie zachowane kryterium socjalne – taki prezent nie będzie oskładkowany. Gdy te warunki nie zostaną dochowane, kontrolerzy ZUS będą żądali zapłaty zaległych składek.

Środki obrotowe
Jeśli zakup kart przedpłaconych jest sfinansowany ze środków obrotowych spółki, wydane na ten cel kwoty można ująć w kosztach. Pracodawcy muszą tylko pamiętać o spełnieniu pewnych warunków ustawowych. Wydatek pomniejszy przychody przedsiębiorstwa, jeśli:
• ma on związek z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu;
• zostanie faktycznie poniesiony;
• jest właściwie udokumentowany.

Podarunek bez PIT
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.u. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika pieniężnych i rzeczowych świadczeń sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku 380 zł. Zwolnienie nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towar lub usługi. Warunków uprawniających do zastosowania ulgi nie spełniają bony podarunkowe uprawniające do ich wymiany w sklepach, ponieważ nie są ani świadczeniem o charakterze rzeczowym, ani powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym. Karty przedpłacone są zaś formą świadczenia pieniężnego uprawniającego do ulgi w PIT.

Anna Derlacka, Dyrektor Finansowy w Edenred Polska