Podróż służbowa może być przyjemnością

Ponad milion złotych rocznie wydają polskie firmy tylko na podróże służbowe – wynika z badania Amadeus Polska. Co z pozostałymi wydatkami firmowymi? Większość przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy ile faktycznie przeznacza na wydatki służbowe, ponieważ rozproszone są one po różnych centrach kosztowych i umieszczane w różnych budżetach.

Firmy często wprowadzają oszczędności w działach sprzedaży i marketingu, nie biorąc pod uwagę wydatków służbowych, których skala wyraźnie wskazuje na to, że mamy do czynienia z obszarem, który powinien być zoptymalizowany. Przybywa firm, które deklarują wolę obniżenia wydatków związanych z podróżami służbowymi. Dlatego osoby zarządzające wydatkami firmowymi skupiają się na obniżeniu kosztów obsługi delegacji poprzez wprowadzenie odpowiedniego modelu zarządzania. Najwyższe, a nieprzekładające się na przychody koszty wiążą się właśnie z systemem obsługi podróży, zazwyczaj pracochłonnym i mało nowoczesnym. Ponadto większość rozliczeń wydatków nadal prowadzona jest w formie papierowej – 77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. Akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków (wynika z badania przeprowadzonego przez AC Nielsen na zlecenie Edenred) i najczęściej służy do tego Excel. To nie koniec trudności. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne pieniądze na wydatki służbowe. W konsekwencji proces księgowania i rozliczania wydatków jest długi, uciążliwy i kosztowny.

Lista wydatków jest długa

Firma, której pracownicy wyjeżdżają służbowo, ponosi wydatki nie tylko na flotę samochodową, opłaty drogowe, bilety kolejowe czy lotnicze, hotele, ale także musi przeznaczać odpowiednie kwoty na reprezentację albo diety. Przy rozliczeniach papierowych dochodzą koszty operacyjne związane m.in. z utrzymywaniem kas, obiegiem dokumentacji, ręcznym naliczaniem diet, utrzymywaniem narzędzi wspierających proces wydatków służbowych. Przekazywanie dużej puli środków pracownikom – tak na wszelki wypadek – czy to w formie gotówki, przelewu, czy karty kredytowej, obarczone jest zawsze ryzykiem. Z kolei przekazanie niewystarczającej sumy również może okazać się kłopotliwe, ponieważ przyznanie dodatkowych kwot w trakcie trwania delegacji przeważnie jest czasochłonne i skomplikowane. Czasem, tak jak w przypadku zaliczek gotówkowych, nawet niemożliwe. Dlatego firmy poszukują alternatywy – kompleksowego rozwiązania, które usprawni zarządzanie wydatkami służbowymi.

Proste rozwiązanie – daj się zaskoczyć

Firma Edenred wprowadziła na polski rynek proste narzędzie Spendeo by Edenred®, działające na zasadzie przedpłaconej karty płatniczej o międzynarodowym zasięgu, wspierane przez platformę internetową. Dzięki niemu przedsiębiorcy redukują koszty i czas poświęcany na obsługę procesu związanego z rozliczaniem podróży służbowych, a także minimalizują obieg dokumentów przekazywanych między pracownikami. Bieżąca kontrola wydatków oraz przejrzysta informacja pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. – Duża część naszych pracowników podróżuje służbowo. Szukaliśmy narzędzia, które pozwoli w wygodny sposób zarządzać ich wydatkami. Spendeo by Edenred® pozwoliło zoptymalizować ten proces na każdym etapie, tj. przyznawania, rozliczania i kontrolowania zaliczek. Co więcej, zminimalizowany został czas potrzebny na załatwienie wszystkich formalności. Pracownicy mają komfort korzystania z karty i platformy Spendeo, a firma – pełny nadzór nad wydatkami, dzięki bieżącemu wglądowi w transakcje – wymienia korzyści ze stosowania nowego narzędzia jeden z klientów Edenred. W wielu firmach powszechne jest używanie kart kredytowych, ale otrzymuje je wybrana, zazwyczaj dość wąsko określona grupa pracowników. Kartę Spendeo można przekazać każdemu zatrudnionemu, co jest korzyścią dla menedżerów, akceptujących i rozliczających wydatki, ponieważ mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatków. Transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie i widoczne dla użytkowników kart, menedżerów oraz administratorów platformy, w zależności od nadanych uprawnień. Tę funkcjonalność doceniła inna firma, korzystająca z rozwiązania Edenred. – Używanie kart kredytowych zawsze wiązało się z dużym obciążeniem działu finansowego w naszej firmie. Nie tylko musiał on monitorować wydatki każdego z pracowników, ale również udzielać informacji na temat salda czy stanu konta. Teraz, dzięki rozwiązaniu Spendeo, pracownicy sami kontrolują wydatki służbowe, a także rozliczają i przesyłają dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dodatkowo za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej pracownik sprawdza saldo karty, historię transakcji, wysyła wniosek o doładowanie karty lub skanuje rachunki, co jest bardzo wygodne w podróży służbowej. Wprowadzenie karty przedpłaconej wyeliminowało uciążliwe zaliczki i zminimalizowało ryzyko związane z obrotem gotówkowym, a to było dla nas kluczowe – stwierdza kolejny z klientów Edenred. Zatem, jak pokazuje praktyka, firmowe podróże wcale nie muszą być uciążliwe, ani dla osób, które wyjeżdżają, ani dla pracowników zajmujących się rozliczaniem wydatków. Jeśli firma zdecyduje się na nowoczesne i sprawdzone rozwiązanie – Spendeo by Edenred® – może mieć pewność, że wszystkie informacje o podróżach firmowych znajdą się w jednym miejscu. Bez problemu będzie można wdrożyć przejrzyste zasady korzystania ze służbowych pieniędzy.

Anna Derlacka
Dyrektor Finansowy w Edenred Polska

 

Sylwia Ciemińska
Business Development Manager w Edenred Polska

W dzisiejszych realiach gospodarczych prowadzenie firmy to spore wyzwanie. Trzeba nadążać za zmieniającą się rzeczywistością i przede wszystkim oczekiwaniami klientów. Firmy działają praktycznie 24 godziny na dobę. To szalone tempo powoduje, że firmy często zapominają o podstawowych zasadach prowadzenia biznesu, jak chociażby optymalizacji firmowych wydatków. Przedsiębiorcy oczekują pomocy, zwłaszcza przy zarządzaniu wydatkami służbowymi. W wielu firmach są one wspierane tylko w części lub wcale. Najczęściej jest tak, że osoby zarządzające wydatkami korzystają z wielu narzędzi, które czynią ten proces bardziej uciążliwym. 3/4 menedżerów oczekuje zmian w dotychczasowym sposobie zarządzania podróżami służbowymi, a 30 proc. firm chciałoby korzystać z rozwiązań IT w tym obszarze1. Wyzwaniem, które podejmujemy z naszymi klientami jest przede wszystkim scentralizowanie informacji o wszelkich wydatkach służbowych oraz ustalenie przejrzystych zasad korzystania ze służbowych funduszy, dzięki czemu zyskujemy nad nimi pełną kontrolę. Niby to niewiele, jednak we wszystkich przypadkach takie działania przekładają się na sukces.

1 Źródło: Amadeus Polska

FIRMY CHCĄ OSZCZĘDNOŚCI POPRZEZ
✔ Zmniejszenie jednostkowego kosztu podróży – 53%
✔ Przestrzeganie przez wyjeżdżających polityki podróży – 30%
✔ Wprowadzenie jednego kanału zakupów dla wszystkich usług – 17%
FIRMY CHCĄ UŁATWIEŃ POPRZEZ
✔ Zmniejszenie formalności – 30%
✔ Większą samodzielność wyjeżdżających – 22%
✔ Ściślejszą kontrolę nad delegacjami i wydatkami – 19%

Źródło: Amadeus Polska