Potencjał w optymalizacji wydatków służbowych

Przedsiębiorstwa weszły w nową erę działań optymalizacyjnych. Pod lupą dyrektorów finansowych znalazły się wydatki służbowe. To dobry kierunek. Korzystając ze sprawdzonych rozwiązań w tym obszarze, można wygenerować sporo korzyści dla firmy.

ANNA DERLACKA

SZUKANIE OSZCZĘDNOŚCI w firmach to nic nowego. Zarówno w czasie słabej,jak i dobrej koniunktury przedsiębiorcy poszukują rozwiązań, które pozwolą firmie wykazywać lepsze wyniki finansowe. Wszystko w celu optymalizacji. Jednak działania tego typu albo zaczynają być mało skuteczne, albo nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Dlatego przed osobami zarządzającymi w firmach stają nowe wyzwania. Szczególnie dyrektorzy finansowi muszą szukać kolejnych rozwiązań, aby przynosiły one wymierne korzyści dla firmy. W ostatnim czasie można zauważyć wzmożone zainteresowanie wydatkami służbowymi w firmach. Nic w tym dziwnego. Jak wynika z badania Amadeus Polska, 11% polskich firm wydaje na same podróże służbowe ponad 1 mln zł rocznie.

Użytkownicy firmowych pieniędzy
W wielu firmach o procesie zarządzania wydatkami służbowymi zwyczajnie zapomniano. Wynika to z faktu, że tym obszarem zajmuje się wiele osób jednocześnie. Często korzystają one z różnych narzędzi raportowania, od arkuszy kalkulacyjnych po dedykowane systemy informatyczne. Każda z osób jest odpowiedzialna za część procesu, a dane, które kolekcjonuje, nie są gromadzone w jednym miejscu. Taki tryb pracy powoduje chaos, a często też brak odpowiedniej kontroli. W efekcie w wielu firmach osoby odpowiedzialne za finanse nie mają świadomości skali środków, które przeznaczane są na wydatki służbowe, ani nakładów, które idą na obsługę całego procesu. Każdy pracownik przedsiębiorstwa może być potencjalnym użytkownikiem firmowych pieniędzy. Nie jest to uzależnione od roli, jaką pełni w firmie, ale od jego obowiązków. W konsekwencji firmy korzystają z wielu sposobów na przekazanie pieniędzy pracownikom. Kadra zarządzająca najczęściej posługuje się różnego rodzaju kartami bankowymi – kredytowymi, debetowymi. Z kolei pracownicy niższych szczebli korzystają z zaliczek – gotówkowych lub środków przelewanych na ich prywatne konta na poczet wydatków. Powszechnie wiadomo, że pracownicy są zobowiązywani do angażowania własnych środków, aby zrealizować cel służbowy. To z kolei nie wpływa korzystnie na pracowników ani nie sprzyja prawidłowemu zarządzaniu procesem. Często pieniądze firmowe są przetrzymywane przez pracowników, zaliczki są rozliczane przez nich z opóźnieniem, a także zauważa się nadużycia w tym zakresie. Organizacja, której pracownicy wyjeżdżają służbowo, płaci nie tylko za flotę samochodową, opłaty drogowe, hotele, bilety kolejowe czy lotnicze. Musi także przeznaczać odpowiednie kwoty na reprezentację albo diety. Przy rozliczeniach papierowych dochodzą koszty operacyjne związane m.in. z utrzymywaniem kas, obiegiem dokumentacji, ręcznym naliczaniem diet.

Przygotowanie do optymalizacji
Jak zoptymalizować proces, który jest tak rozproszony? To zadanie najczęściej powierza się dyrektorom finansowym, którzy stają się liderami zmian w firmach. Pierwszym krokiem optymalizacji jest zgromadzenie danych dotyczących wydatków w jednym miejscu. Ten etap pozwala poznać skalę zjawiska i oszacować, o co toczy się gra. Kolejny element to zbadanie wszystkich narzędzi, które służą firmie do przekazywania środków na wydatki służbowe oraz zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta ze służbowych pieniędzy. Ostatnim etapem jest sprawdzenie sposobów wnioskowania i rozliczania pracowników. Z badań przeprowadzonych przez AC Nielsen na zlecenie Edenred wynika, że w Polsce prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki. Najczęstszą formą dostarczania wniosków i rozliczeń są formularze papierowe – 78%. Po wykonaniu analizy przychodzi czas na szukanie rozwiązania. Dyrektorzy finansowi oczekują narzędzia, które będzie dostępne dla wszystkich zaangażowanych osób i które zapewni bezpieczeństwo, kontrolę i oczywiście namacalne oszczędności.

Dostępne rozwiązanie
Firma Edenred wprowadziła na polski rynek proste narzędzie Spendeo by Edenred, działające na zasadzie przedpłaconej karty płatniczej, wspierane przez platformę internetową. Za pomocą tego narzędzia przedsiębiorcy redukują koszty i czas poświęcany na obsługę procesu, a także minimalizują obieg dokumentów przekazywanych między pracownikami. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. „Duża część naszych pracowników podróżuje służbowo. Szukaliśmy narzędzia, które pozwoli w wygodny sposób zarządzać ich wydatkami. Spendeo by Edenred pozwoliło zoptymalizować ten proces na każdym etapie, tj. przyznawania, rozliczania i kontrolowania zaliczek. Co więcej, zminimalizowany został czas potrzebny na załatwienie wszystkich formalności. Pracownicy mają komfort korzystania z karty i platformy Spendeo, a firma – pełny nadzór nad wydatkami, dzięki bieżącemu wglądowi w transakcje” – zauważa korzyści ze stosowania nowego narzędzia jeden z klientów Edenred. Powszechne jest używanie kart kredytowych w firmach, ale otrzymuje je wybrana grupa pracowników. Kartę Spendeo można przekazać każdemu zatrudnionemu, co jest korzyścią dla menedżerow, którzy akceptują i rozliczają wydatki. Mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatków. Transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie i widoczne zarówno dla użytkowników kart, jak i menedżerów oraz administratorów platformy, w zależności od nadanych uprawnień. Doceniła to inna firma, korzystająca z rozwiązania Edenred, twierdząc, że używanie kart kredytowych zawsze wiązało się z dużym obciążeniem działu finansowego. Nie tylko musiał on monitorować wydatki każdego z pracowników, ale również udzielać informacji na temat salda czy stanu konta. Teraz, dzięki rozwiązaniu Spendeo, pracownicy sami kontrolują wydatki służbowe, a także rozliczają i przesyłają dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dodatkowo za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej pracownik może sprawdzić saldo karty, historię transakcji, wysłać wniosek o doładowanie karty lub zeskanować rachunki, co jest bardzo wygodne w podróży służbowej. Z kolei karta przedpłacona zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym.

Anna Derlacka, dyrektor finansowy w Edenred Polska

 

Uszczelnienie procesu źródłem oszczędności

Przy zarządzaniu wydatkami służbowymi firmy kluczowym czynnikiem jest ograniczanie możliwości wystąpienia ewentualnych błędów i nadużyć ze strony osób, które te wydatki ponoszą. Ważna jest także zdolność firmy do wczesnego wykrywania takich przypadków. Działanie to jest szczególnie ważne w sytuacji, gdy większość pracowników ma możliwość samodzielnego ponoszenia wydatków służbowych. Natomiast dostęp do zaciągania innych zobowiązań w spółce ma zazwyczaj ograniczona grupa pracowników. Punktem wyjścia niewątpliwie powinien być audyt procesu obejmujący wszystkie jego etapy – identyfikację i uzasadnienie potrzeby poniesienia wydatku, wybór odpowiedniego dostawcy usługi, a także wypłatę i rozliczenie zaliczek lub wydatków kartą. Istotne jest także odpowiednie udokumentowanie wydatków, przetwarzanie dokumentów, monitorowanie procesu. Każdy z tych etapów jest narażony na nadużycia czy brak efektywności. Jednak odpowiednia analiza procesu pozwala na wykrycie jego słabych punktów i wdrożenie działań minimalizujących ryzyko. Spółki z kapitałem amerykańskim kładą duży nacisk na ograniczenie różnego rodzaju nadużyć, w szczególności w obszarze wydatków. Natomiast polskie firmy dają pracownikom zbyt duży kredyt zaufania w tym zakresie. Podejście to sprzyja budowaniu dobrej atmosfery oraz szeroko pojmowanej kreatywności i efektywności pracowników. Niemniej jednak proces ten powinien być wzmacniany odpowiednimi procedurami zarządzania wydatkami służbowymi. Uszczelnienie procesu, a następnie prowadzenie regularnych audytów, ma w dużej mierze charakter prewencyjny i stanowi ostrzeżenie dla potencjalnych sprawców.

Piotr Rówiński, dyrektor w PwC