Optymalizacja wydatków służbowych

W 2015 r. wydatki służbowe sięgną niemal 1,2 bln dolarów, czyli wzrosną o 6,9 proc. w porównaniu z rokiem 2014 – wynika z badania The Global Business Travel Association. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, hoteli, ale także kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają również koszty operacyjne związane z rozliczeniami, tj. konieczność utrzymywania kas, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, utrzymywanie kilku narzędzi wspierających proces wydatków służbowych. W Polsce statystyki wcale nie wyglądają lepiej. Badania Amadeus Polska informują, że ponad 11 proc. firm w Polsce wydaje na podróże ponad milion złotych. Są i takie przedsiębiorstwa, w których budżety sięgają nawet 100 mln zł. Znacząca większość firm oczekuje dużych oszczędności, a 72 proc. planuje co najmniej 8-proc. cięcia.

Trwamy w epoce papieru
W Polsce wysokie nakłady na rozliczanie podróży służbowych potęguje dodatkowo forma ich rozliczeń. Mimo że mamy XXI wiek większość czynności dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się na formularzach papierowych (m.in. 77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków) – wynika z badań przeprowadzonych przez firmę badawczą Nielsen na zlecenie Edenred. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania jest Excel. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki na wydatki służbowe. Wszystko to powoduje, że proces rozliczania wydatków i księgowań jest długi, uciążliwy i kosztowny. Można to jednak zmienić. Jak? Na przykład korzystając z systemu kompleksowej obsługi wydatków służbowych – Spendeo by Edenred®.

Wygoda i funkcjonalność
Firma Edenred odpowiadając na potrzeby rynku oraz korzystając z międzynarodowych doświadczeń, buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi. Spendeo by Edenred® to proste narzędzie oparte o przedpłaconą, bezpieczną kartę o zasięgu globalnym, która wspierana jest przez platformę webową. Przedsiębiorcy przy pomocy jednego narzędzia usprawniają wiele procesów: redukują koszty operacyjne, minimalizują obieg papierowej dokumentacji. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści zyskuje również pracownik, który skupia się na realizacji zadań bez konieczności angażowania prywatnych pieniędzy lub pobierania zaliczek. A za pomocą aplikacji mobilnej może zarówno sprawdzić saldo karty, jak i dokonać rozliczeń wydatków. Przedpłacona karta zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Karta Spendeo może być alternatywą dla innych kart: paliwowych, taksówkowych czy kredytowych. W przeciwieństwie do kart kredytowych, przedpłaconą i odpowiednio zabezpieczoną, kartę Spendeo można przekazać każdemu pracownikowi, niezależnie od roli, jaką pełni w organizacji, bez obaw o limity kredytowe, pobieranie dodatkowych opłat za wypłaty gotówki, czy wysokie opłaty za przewalutowanie. Każdy użytkownik karty dzięki platformie webowej, w dowolnym momencie i czasie, na komputerze czy urządzeniu mobilnym może sprawdzić stan swojego konta.

Kontrola i bezpieczeństwo
Co ważne, wprowadzenie przedpłaconych kart Spendeo pomaga przeciwdziałać ewentualnym nieprawidłowościom. Fakt, że karty Spendeo są kartami przedpłaconymi pozwala na kontrolę limitów wydatków poszczególnych użytkowników, a tym samym na bezpieczne przekazanie karty każdemu pracownikowi, który podczas wykonywania swoich obowiązków ponosi wydatki służbowe. Wszelkie transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie i widoczne zarówno dla użytkowników kart, jak i menedżerów, czy administratorów platformy, zależnie od nadanych uprawnień. Funkcjonalność platformy pozwala również na dowolne i dokonywane w czasie rzeczywistym zarządzanie środkami pieniężnymi na poszczególnych kartach, na ustawianie różnego rodzaju limitów dotyczących m.in. rodzajów wydatków, do których uprawniony jest dany użytkownik karty. Umożliwia również wystawianie, akceptowanie oraz rozliczanie wniosków delegacyjnych, automatyzując naliczanie diet. Dane zawarte na platformie mogą być w łatwy sposób przetwarzane i wykorzystywane przy różnego rodzaju analizach zarządczych.