Wydatki służbowe w dziale sprzedaży – jak efektywnie nimi zarządzać?

Pracownicy działów sprzedazy spedzaja wiele czasu w delegacjach, spotykają się z Klientami w Polsce i zagranicą. Ile kosztują podróże służbowe?

Oficjalnie The Global Business Travel Association podaje, że w 2015 r. wydatki na podróże służbowe sięgną niemal 1,2 bln dolarów. Osobiście zachęcam, aby każdy
z przedsiębiorców policzył koszty tylko dla swojej organizacji, biorąc pod uwagę, że koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych i lotniczych czy noclegów w hotelach, ale również kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami, np. konieczność utrzymywania kas, w tym również walutowych, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi.

Czy na rynku jest dostępne narzędzie, które usprawni wszystkie te elementy i pomoże zmniejszyć koszty?

Tak, firma Edenred wprowadziła na polski rynek kompleksowe rozwiązanie – system Spendeo by Edenred®, który opiera się na innowacyjnym połączeniu dwóch elementów w jedno zintegrowane narzędzie: karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawca i pracownikiem.

Proszę wyjaśnić, jak to narzędzie sprawdza się w rzeczywistości?

Wyobraźmy sobie, ze pracownik wybiera się w delegację. Zgłasza na platformie Spendeo wniosek delegacyjny wraz z kwota szacowana na pokrycie wydatków. Po
akceptacji zostaje mu przydzielona karta płatnicza sparametryzowana wg polityki wydatków obowiązującej w firmie. Karta Spendeo zastępuje zaliczki i minimalizuje
ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo jedna karta Spendeo jest wygodna alternatywa dla kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych. Pracownik, podróżujący w celach biznesowych swobodnie, ale zgodnie z ustalonymi regułami, używa karty, korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard. W razie nieprzewidzianych sytuacji, np. konieczności naprawy auta czy przedłużenia podróży, zgłasza wniosek o doładowanie karty, który odbywa się w czasie rzeczywistym. Użytkownik karty korzysta także z wersji mobilnej platformy, na której dokonuje rozliczeń wszystkich transakcji. Dostępność do aplikacji mobilnej jest niezwykle ważna w podróży handlowca.

Jakie korzyści zyskuje dyrektor sprzedaży z wprowadzenia Spendeo?

Wprowadzenie tego narzędzia pomaga zaoszczędzić czas konieczny na rozliczanie wydatków służbowych z punktu widzenia zarówno pracownika, jego przełożonego, jak i działów operacyjnych. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami są wyróżnione w systemie, więc podlegają wyjaśnieniom. Tym samym menedżer kontroluje budżet delegacyjny swojego zespołu. Platforma porządkuje wszystkie wydatki w jednym miejscu, co z jednej strony pozwala pracodawcy na bieżącą kontrolę ich zasadności, a z drugiej przyspiesza procesy rozliczeń z pracownikiem. Ponadto, dzięki konsolidacji danych, Spendeo jest narzędziem analitycznym, umożliwiającym m.in. analizę struktury wydatków i porównanie kosztów pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych z tytułu pozyskania czy obsługi klientów pomaga w konstruowaniu
ofert handlowych oraz badaniu rentowności projektów.

A tak na koniec, za co Pani lubi Spendeo?

Prace administracyjne związane z delegacjami, mimo częściowego wsparcia systemu, zabierały mi sporo czasu. Nie było dnia, żebym nie akceptowała wniosków
delegacyjnych i choć były one elektroniczne, to i tak pracownicy przychodzili z prośbą o akceptacje zaliczki na druku. Rozliczenia tez nie należały do przyjemnych – długie opisy na fakturach, które należało „rozszyfrować”, sprawdzić zasadność, zaakceptować. Później otrzymałam kartę bankową. To dało mi dużą swobodę w płatnościach, ale rozliczenia nadal dokonywane były w formularzu excelowym. Dzisiaj sama używam Spendeo. Zasilona karta zarówno ja, jak i członkowie mojego zespołu płacimy za benzynę, nie martwiąc się, czy znajdziemy w pobliżu właściwą stację, za parkometry w centrach miast, za autostrady itp. Spendeo jest niezawodne również w nieprzewidzianych sytuacjach. Gdy np. słyszę w radio, że są imieniny jednej z naszych klientek, kupuję kwiaty i płacę kartą przez Internet. Gdy w delegacji muszę zostać dzień dłużej, wysyłam wniosek o doładowanie, korzystając z aplikacji mobilnej, a kartę mam doładowaną natychmiast po zgłoszeniu wniosku. Wszystkie wydatki: swoje i pracowników mam w jednym miejscu. Łatwiej i szybciej je weryfikuję oraz akceptuję. Kiedy uprzedzam kierowcę taksówki, że będę płaciła kartą, zawsze pada pytanie: „Naszą czy kredytową?”. Z uśmiechem odpowiadam: „Ani jedną, ani drugą. Płacę Spendeo”.

Autorem wypowiedzi jest Henrietta Varju, Zastępca Dyrektora Zarządzającego, członek Zarządu Edenred Polska. 

Szef Sprzedaży maj-czerwiec 2015