Polski standard w obsłudze wydatków służbowych

Każdy przedsiębiorca stawia na rozwój firmy. Z takim założeniem nierozerwalnie wiążą się wydatki. Jeśli dołożymy do tego fakt, że coraz więcej firm działa na arenie międzynarodowej, znaczącym kosztem stają się m.in. podróże służbowe. Potwierdza to także raport The Global Business Travel Association, z którego wynika, że w 2015 r. wydatki na podróże służbowe sięgną niemal 1,2 bln dolarów, czyli wzrosną o 6,9 proc. w porównaniu z rokiem 2014. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, lotniczych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych, czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami tj. konieczność utrzymywania kas, w tym również walutowych, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi (kilka kart, kilka systemów). Z pewnością jest to obszar, który można usprawnić.

Standardy w polskich przedsiębiorstwach

W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczenie wydatków) – wynika z badań przeprowadzonych na zlecenie Edenred Polska przez firmę Nielsen. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania jest excel. Blisko 80 proc. organizacji stosuje zaliczki lub pracownicy angażują środki własne na wydatki służbowe. Większe firmy wprowadzają systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest długie i kosztowne, a i tak nie eliminują gotówkowej formy rozliczeń. W tym celu wprowadzane są karty, np. paliwowe dla osób z autami służbowymi, a dla wyższej kadry menadżerskiej – karty bankowe. Karty paliwowe mają jednak swoje ograniczenia, a karty bankowe ze względu na koszty traktowane są, jako produkt elitarny. W firmach, gdzie delegacji, zwłaszcza tych zagranicznych jest dużo, funkcjonują systemy wspierające zgłaszanie wyjazdów i naliczanie diet oraz systemy tzw. self booking tools, które pozwalają użytkownikowi dokonywać rezerwacji i kupować bilety. Te rozwiązania są pomocne, jednak tylko w części procesu. Jednak najwyższą efektywność osiąga się dzięki rozwiązaniom kompleksowym, takim jak Spendeo by Edenred®.

Przede wszystkim standaryzacja 

W takich krajach jak USA czy Wielka Brytania tego typu systemy są standardem rozliczeń wydatków służbowych. Firma Edenred posiada długoletnie doświadczenie w tych rozwiązaniach w Ameryce Łacińskiej, w Hiszpanii czy we Włoszech. Kontynuując swoją strategię, w 2014 roku odbyła się premiera Ticket Travel Pro® we Francji, w Polsce – Spendeo by Edenred®. Korzystając z doświadczeń globalnych, ale dostosowując narzędzie do lokalnego rynku, firma Edenred buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi. Wspiera Klientów nie tylko poprzez dostarczenie gotowych narzędzi, ale także doradza w sformalizowaniu polityki wydatków i pomaga w komunikacji pracownikom zalet tego rozwiązania, aby spotkało się ze zrozumieniem. 

Korzyści dla firmy i pracowników

Przedsiębiorcy przy pomocy Spendeo mogą usprawnić wiele procesów, co pozwala na redukcję kosztów operacyjnych, minimalizację papierowej dokumentacji czy automatyczne księgowanie. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają przeciwdziałać nadużyciom. Korzyści z tego systemu ma też pracownik. Realizuje on swoje zadania podczas delegacji, bez angażowania prywatnych środków lub pobierania zaliczek, za to z nowoczesną kartą płatniczą Spendeo oraz platformą, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń, co daje większe poczucie bezpieczeństwa, komfortu pracy i satysfakcji.

Wygoda i funkcjonalność

Jak to narzędzie działa w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się na lunch z Klientem. Zgłasza na platformie Spendeo elektroniczny wniosek o zaliczkę wraz z kwotą szacowaną na pokrycie wydatków (taksówka, restauracja). Po akceptacji, przydzielona zostaje mu karta płatnicza dostosowana do polityki wydatków obowiązującej w firmie. Karta Spendeo zastępuje zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo karta Spendeo jest wygodną alternatywą do kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych. Pracownik, podróżujący w celach biznesowych swobodnie, ale zgodnie z ustalonymi regułami, używa karty korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard. W razie nieprzewidzianych sytuacji np. konieczności naprawy auta, czy przedłużenia podróży, może zgłosić wniosek o doładowanie karty, który odbywa się w czasie rzeczywistym. Użytkownik karty korzysta także z wersji mobilnej platformy, co w podróży jest niezwykle ważne.

Kontrola i bezpieczeństwo

Wprowadzenie Spendeo pomaga w kontroli zasadności ponoszonych wydatków oraz przeciwdziała ewentualnym nadużyciom. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami, są wyróżnione w systemie, co ułatwia ich wyjaśnienie. Platforma ma wbudowany obieg akceptacji, zgodny ze strukturą organizacyjną firmy. Tym samym menedżer kontroluje budżet delegacyjny swojego zespołu. Ponadto dzięki konsolidacji danych Spendeo jest narzędziem analitycznym, umożliwiającym m.in. analizę struktury wydatków, porównanie kosztów pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych z tytułu pozyskania lub obsługi Klientów pomaga w konstruowaniu ofert, czy badaniu rentowności projektów.