Efektywne rozliczanie wydatków służbowych

Najnowsze badania wskazują, że w 2015 roku firmy swoje inwestycje koncentrować będą w rozwój nowych produktów i usług oraz działania sprzedażowo – marketingowe. Rozwój nowych produktów, ich promocja i sprzedaż wiążą się z wydatkami, które przedsiębiorstwa ponoszą w dużej mierze m.in. na podróże służbowe. Tę tezę potwierdza również raport: The Global Business Travel Association, który mówi o tym, że globalne wydatki na podróże służbowe w 2015 r. osiągną rekordowy poziom 1,2 bln USD, co oznaczałoby wzrost w porównaniu z rokiem ubiegłym o 6,9%. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, lotniczych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych, czy wypłaconych diet.  Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami tj. konieczność utrzymywania kas, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi. Z pewnością jest to obszar, który można usprawnić.

Polska rzeczywistość

Bez względu na branżę, w firmach podejmowanych jest szereg aktywności związanych z pozyskiwaniem Klientów i realizacją projektów. Na poczet tych działań zazwyczaj pobierane są zaliczki lub pracownicy wydają prywatne środki. Zaliczka wiąże się z obawą pracodawcy czy zostanie wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem. Natomiast pracownicy niechętnie chcą angażować własne środki, ponieważ czas oczekiwania na ich zwrot jest zbyt długi i mają poczucie, że kredytują działalność pracodawcy. Dodatkowo proces rozliczania zaliczek, delegacji i naliczania diet jest długotrwały i dla każdej ze stron uciążliwy, a im dłużej trwa tym staje się dla firmy bardziej kosztowny. Większe firmy wprowadzają systemy obiegu dokumentów, a i tak nie eliminują one gotówkowej formy rozliczeń. Dlatego wprowadzane są karty, np. paliwowe dla osób z autami służbowymi, a dla wyższej kadry menadżerskiej – karty bankowe. Karty paliwowe mają jednak swoje ograniczenia, a karty bankowe ze względu na koszty traktowane są jako produkt elitarny. W firmach, gdzie delegacji, zwłaszcza tych zagranicznych jest dużo, funkcjonują systemy wspierające zgłaszanie wyjazdów i naliczanie diet oraz systemy tzw. self booking tools. Te rozwiązania są pomocne, jednak nie pozwalają kompleksowo obsłużyć całego procesu. Jak zatem zoptymalizować obszar zarządzania podróżami służbowymi, pamiętając jednocześnie o pracowniku, którego celem jest realizacja zadania biznesowego, a nie logistyka delegacji? Czy na rynku jest dostępna alternatywa?

Skuteczne zarządzanie wydatkami służbowymi

Na naszym rynku jest dostępne nowoczesne narzędzie, dostosowane do polskiej specyfiki, system Spendeo by Edenred®, który opiera się na połączeniu dwóch elementów w jedno zintegrowane narzędzie: karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem. 

Przede wszystkim standaryzacja 

W takich krajach jak USA czy Wielka Brytania tego typu systemy są standardem rozliczeń wydatków służbowych. Firma Edenred ma wieloletnie doświadczenie w rozwiązaniach dedykowanych zarządzaniu wydatkami służbowymi na takich rynkach jak Ameryka Łacińska, a w Europie – Hiszpania czy Włochy. Kontynuując swoją strategię, w 2014 roku odbyła się premiera Ticket Travel Pro® we Francji, w Polsce – Spendeo by Edenred®. Korzystając z doświadczeń globalnych, ale dostosowując narzędzie do lokalnego rynku, firma Edenred buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi. Przedsiębiorcy przy pomocy jednego narzędzia Spendeo, mogą usprawnić wiele procesów, co pozwoli na redukcję kosztów operacyjnych dzięki predefiniowanym księgowaniom, minimalizacji papierowej dokumentacji oraz integracji Spendeo z systemami finansowo-księgowymi. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści, jakie otrzymuje pracownik to realizacja zadań podczas delegacji, bez angażowania prywatnych środków, lub pobierania zaliczek, za to z nowoczesną kartą płatniczą Spendeo oraz platformą, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń.

Wygoda i funkcjonalność

A jak to narzędzie sprawdza się w rzeczywistości? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się w delegację. Zgłasza na platformie Spendeo wniosek delegacyjny wraz z kwotą szacowaną na pokrycie wydatków. Po akceptacji, przydzielona zostaje mu karta płatnicza, która zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo jedna karta Spendeo jest wygodną alternatywą do kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych. Pracownik używa karty korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard®. W razie nieprzewidzianych sytuacji np. konieczności naprawy auta czy przedłużenia podróży, może zgłosić wniosek o doładowanie karty, który odbywa się w czasie rzeczywistym. Użytkownik karty korzysta także z wersji mobilnej platformy, co w podróży jest niezwykle ważne. 

Kontrola i bezpieczeństwo

Wprowadzenie Spendeo oszczędza czas konieczny na rozliczanie wydatków służbowych, zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i działów operacyjnych. Spendeo przeciwdziała również ewentualnym nadużyciom, ponieważ wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami, są wyróżnione w systemie. Tym samym menedżer kontroluje budżet swojego zespołu. Platforma porządkuje wszystkie wydatki w jednym miejscu, co pozwala pracodawcy z jednej strony na bieżącą kontrolę ich zasadności, a z drugiej przyspiesza procesy rozliczeń z pracownikiem. Ponadto, dzięki konsolidacji danych, Spendeo jest narzędziem analitycznym za pomocą, którego można m.in. analizować strukturę wydatków, porównywać koszty pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych z tytułu pozyskania czy obsługi Klientów pomaga w konstruowaniu ofert oraz badaniu rentowności projektów.  

Autorem tekstu jest Agnieszka Dolka-Bryndal, Dyrektor linii biznesowej "Expense Management" 

 

Dziennik Gazeta Prawna Maj 2015 Dodatek Business Travel