Podróże służbowe - jak szybciej i sprawniej nimi zarządzać

Podróże służbowe są nieodzownym elementem w firmach, których Klienci czy partnerzy biznesowi rozmieszczeni są po całej Polsce, a nawet świecie. Ile kosztują podróże służbowe przedsiębiorców? Nominalnie nie są to duże kwoty, na dodatek wydatki te bardzo często są rozproszone po kilku centrach kosztowych i umieszczane w różnych budżetach. Warto jednak sprawdzić i przekonać się, że sumarycznie firmy wydają sporo.

The Global Business Travel Association, prognozuje, że globalne wydatki na podróże służbowe w 2014 r. miały osiągnąć rekordowy poziom 1,18 bln USD, co oznaczałoby wzrost w porównaniu z rokiem ubiegłym o 7%. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, lotniczych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych, czy naliczanych diet.  Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami tj. konieczność utrzymywania kas, w tym również walutowych, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi (kilka kart, kilka systemów).

Polska rzeczywistość
W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczenie wydatków) – wynika z badań przeprowadzonych na zlecenie Edenred przez firmę Nielsen w 2013 roku. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania są pracochłonne arkusze excel. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki lub pracownicy angażują środki własne na potrzeby realizacji wydatków służbowych. Wszystko to powoduje, że proces obliczania diet, rozliczania wydatków i księgowań jest długotrwały i uciążliwy, a im dłużej trwa tym staje się dla firmy bardziej kosztowny. Większe firmy wprowadzają systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest długie i kosztowne, a i tak nie eliminują gotówkowej formy rozliczeń. W tym celu wprowadzane są karty, np. paliwowe dla osób z autami służbowymi, a dla wyższej kadry menadżerskiej – karty bankowe. Karty paliwowe mają jednak swoje ograniczenia, a karty bankowe ze względu na koszty traktowane są, jako produkt elitarny. W firmach, gdzie delegacji, zwłaszcza tych zagranicznych jest dużo, funkcjonują systemy wspierające zgłaszanie wyjazdów i naliczanie diet oraz systemy tzw. self booking tools, które pozwalają użytkownikowi dokonywać rezerwacji i kupować bilety. Te rozwiązania są pomocne, jednak nie pozwalają kompleksowo obsłużyć całego procesu. Czy na rynku jest dostępna alternatywa?

Przede wszystkim oszczędności
Jak zatem zoptymalizować obszar zarządzania podróżami służbowymi, pamiętając jednocześnie o pracowniku, którego celem jest realizacja zadania biznesowego, a nie logistyka delegacji? Najłatwiej w tej sytuacji ciąć koszty. Jednak to nie jest dobre rozwiązanie, bo zadania muszą być realizowane. A może nowoczesne technologie videokonferencji? Nie zastąpią one bezpośrednich relacji. Na naszym rynku jest dostępne nowoczesne narzędzie, dostosowane do polskiej specyfiki, system Spendeo by Edenred®, który opiera się na innowacyjnym połączeniu dwóch elementów w jedno zintegrowane narzędzie: karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem.

Wygoda i funkcjonalność
A jak to narzędzie sprawdza się w rzeczywistości? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się w delegację. Zgłasza na platformie Spendeo wniosek delegacyjny wraz z kwotą szacowaną na pokrycie wydatków. Po akceptacji, przydzielona zostaje mu karta płatnicza sparametryzowana wg polityki wydatków obowiązującej w firmie. Karta Spendeo zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo jedna karta Spendeo jest wygodną alternatywą do kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych. Pracownik, podróżujący w celach biznesowych swobodnie, ale zgodnie z ustalonymi regułami, używa karty korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard®. W razie nieprzewidzianych sytuacji np. konieczności naprawy auta czy przedłużenia podróży, może zgłosić wniosek o doładowanie karty, który odbywa się w czasie rzeczywistym. Użytkownik karty korzysta także z wersji mobilnej platformy, na której dokonuje rozliczeń, co w podróży jest niezwykle ważne. Jakie korzyści zyskuje firma ze Spendeo? Wprowadzenie tego narzędzia pomaga zaoszczędzić czas konieczny na rozliczanie wydatków służbowych, zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i działów operacyjnych. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami, są wyróżnione w systemie, więc podlegają wyjaśnieniom. Tym samym menedżer kontroluje budżet delegacyjny swojego zespołu. Platforma porządkuje wszystkie wydatki w jednym miejscu, co pozwala pracodawcy z jednej strony na bieżącą kontrolę ich zasadności, a z drugiej przyspiesza procesy rozliczeń z pracownikiem. Ponadto, dzięki konsolidacji danych, Spendeo jest narzędziem analitycznym, umożliwiającym m.in. analizę struktury wydatków, porównanie kosztów pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych z tytułu pozyskania czy obsługi Klientów pomaga w konstruowaniu ofert oraz badaniu rentowności projektów. 

Przede wszystkim standaryzacja
W takich krajach jak USA czy Wielka Brytania tego typu systemy są standardem rozliczeń wydatków służbowych. Firma Edenred tworzy taki standard w Polsce. Przedsiębiorcy przy pomocy jednego narzędzia Spendeo, mogą usprawnić wiele procesów, co pozwoli na redukcję kosztów operacyjnych dzięki predefiniowanym księgowaniom, minimalizacji papierowej dokumentacji oraz integracji Spendeo z systemami finansowo-księgowymi. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści, jakie otrzymuje pracownik to realizacja zadań podczas delegacji, bez angażowania prywatnych środków, lub pobierania zaliczek, za to z nowoczesną i bezpieczną kartą płatniczą Spendeo oraz platformą, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń, co daje większe poczucie bezpieczeństwa, komfortu pracy i satysfakcji. Wprowadzając do organizacji takie narzędzie, warto poprzedzić je ustaleniem zasad polityki rozliczania wydatków służbowych oraz odpowiednią informacją dla pracowników. Już samo spisanie zasad, jak dotąd nieformalnych, oraz ich transparentność wprowadza zdrową samodyscyplinę w całej firmie.

Autor tekstu: Agnieszka Dolka-Bryndal, Dyrektor linii biznesowej ‘Expense Management’ w Edenred Polska